Outsourcing af receptionen

Der er meget at lave på det her kontor, hvor jeg er ansat som assistent. Mine opgaver er at passe telefonen nede i receptionen, og samtidigt skal jeg styre ledernes mødekalendere. Der skal også bookes fly- og togbilletter, hoteller og borde på restauranter, når de har møder ude i byen eller længere væk. Der er et par stykker af dem, som altid er ude at rejse. Rundt i hele Europa.

Meget at styre

Det kan være temmelig stressende at skulle holde styr på 7 forskellige lederes kalendere, og i de perioder, hvor de har rigtigt travlt, kan det, hænde, at jeg laver fejl. Det må ikke ske. Det er simpelthen for pinligt, når jeg har booket et møde med IT-lederen og lagt det i EU-projektlederens kalender. Både for de to ledere, men også for firmaet. Det signalerer jo, at der ikke er styr på tingene.

Reception og telefonpasning

Men heldigvis, så ved de godt, at jeg har meget at lave i de perioder. De vil jo ikke have, at jeg sender en projektleder til udlandet til møde med en eller anden IT-ekspert. Så de har gjort det, at jeg får hjælp fra et firma, der tilbyder kontorservice i de perioder. De holder styr på kalenderne, og så kan jeg koncentrere mig om fx at booke deres flybilletter og hoteller. Og er der dage, hvor det bare brænder helt på, ja så laver de også receptionsservice for os. Jeg har fået lov til at ringe dem op og bede dem op at hjælpe mig med telefonpasning og kalenderstyring, hvis der er en dag, hvor jeg simpelthen ikke kan nå det hele. Det kan nemlig ske. Især i de perioder, hvor EU-projektmedarbejderne har deadlines. Så vælter det bare ind med mails og telefonopkald. Og så kan det være svært også at nå at passe de andre afdelingers lederes kalendere og få opdateret dem i tide.

Author: Lise

Share This Post On